Le télétravail est devenu une pratique courante dans le monde professionnel, notamment en raison de la pandémie de COVID-19. Les entreprises ont rapidement dû s’adapter et fournir les meilleures solutions à leurs employés pour assurer une bonne organisation et une productivité optimale. Dans cet article, découvrez les outils digitaux indispensables pour réussir son télétravail et améliorer sa communication avec ses collègues.
La communication, clé de la collaboration à distance
Pour bien travailler depuis chez soi, il est primordial de communiquer efficacement avec son équipe. Cela implique souvent de participer à des réunions, d’échanger des informations et de suivre l’avancement de projets communs. Pour cela, plusieurs outils se sont imposés comme essentiels :
- Les messageries instantanées : elles permettent d’échanger rapidement avec ses collègues et de rester connecté en continu. Réactives et pratiques, elles simplifient la communication au sein de l’équipe et favorisent la cohésion.
- Les outils de vidéo-conférence : à défaut de pouvoir se voir en personne, les réunions virtuelles sont devenues inévitables. Les logiciels proposant cette fonctionnalité offrent généralement la possibilité de partager son écran ou de piloter celles des autres participants, ce qui facilite grandement les présentations et démonstrations.
- Les plateformes de gestion de projet : pour suivre efficacement l’avancement des tâches individuelles et collectives, rien de tel qu’un bon outil de gestion de projet. Ces plateformes en ligne permettent d’attribuer des tâches, de suivre les deadlines et de visualiser l’état d’avancement des projets en cours.
Le partage de documents : une nécessité pour travailler ensemble
Dans cette ère numérique, la transmission de documents constitue le cœur même du télétravail. Il est donc essentiel de disposer d’outils adaptés pour partager, éditer et stocker facilement tous types de fichiers. Parmi eux :
- Les suites bureautiques en ligne : elles proposent généralement des équivalents aux logiciels classiques (traitement de texte, tableur, présentation) avec l’avantage de pouvoir héberger, modifier et partager ses documents à partir d’un seul endroit. De plus, plusieurs collaborateurs peuvent travailler simultanément sur un même fichier, facilitant ainsi les échanges et réduisant le risque d’incompatibilité ou de perte de données.
- Les solutions de stockage cloud : elles offrent de nombreux avantages, dont la possibilité de synchroniser automatiquement les fichiers sauvegardés localement et ceux stockés en ligne. Cela garantit un accès à jour et permanent à l’ensemble des fichiers de travail, quel que soit l’appareil utilisé.
- Les outils de transfert de gros fichiers : pour pallier les limites en matière de taille des pièces jointes, ces services proposent d’envoyer rapidement et simplement des fichiers volumineux à ses collègues.
Comment choisir les bons outils pour son équipe ?
Il existe aujourd’hui une multitude d’outils digitaux dédiés au télétravail. Pour faire le bon choix, il est recommandé de suivre quelques étapes :
- Identifier les besoins précis de son équipe : selon l’activité de l’entreprise, plusieurs fonctions peuvent être requises tels que la gestion des ressources humaines, la comptabilité ou encore la facturation. Chaque besoin nécessite de sélectionner avec soin l’outil adéquat.
- Comparer les différentes offres disponibles : prenez également en compte les spécificités techniques (compatibilité, sécurité, etc.), ainsi que les tarifs proposés par les différents prestataires.
- Tester les solutions avant de s’engager : chaque entreprise doit trouver les outils qui lui correspondent. N’hésitez pas à tester plusieurs services gratuits ou pendant leur période d’essai avant de vous décider.
Quelques conseils pour bien utiliser les outils digitaux en télétravail
- Ne pas sous-estimer l’importance de la formation : pour tirer profit de ces outils, assurez-vous que tous les membres de votre équipe sont formés à leur utilisation. Cette étape peut sembler coûteuse en temps, mais elle garantit un gain de productivité par la suite.
- Favoriser la standardisation : il est plus simple et efficace de centraliser l’utilisation d’un même ensemble d’outils pour toute l’équipe. Cela limite les risques d’incompatibilité entre fichiers ou logiciels et facilite la collaboration.
- Assurer la sécurité des données : privilégiez les solutions qui proposent des options de chiffrement et des mesures de protection des informations personnelles ou sensibles.
